Code of Business Ethics & Conduct Código de Ética y Conducta Empresarial
Sweet Mass Production, LLC
1. Our Commitment
Sweet Mass Production, LLC ("SMP") does business with honesty and integrity, and we expect the same of every person who works here. Our medals, insignia, and emblems honor people who serve. The way we make and sell them should honor that service too.
This Code sets the standards of conduct for all SMP work, and especially our work for the U.S. Government. It follows FAR 3.10 and FAR clause 52.203-13, Contractor Code of Business Ethics and Conduct. It is given to every employee and provided to any Contracting Officer who asks for it.
No customer, deadline, or sale is worth breaking the law or this Code. If you are unsure whether something is right, stop and ask before you act.
— Scott Sweet, President, Sweet Mass Production, LLC
2. Who This Code Covers
This Code applies to everyone who works for or represents SMP:
- Owners, officers, and anyone who manages or supervises others, such as the President, Vice Presidents, Director of Operations, and department supervisors (the FAR calls these "principals")
- Full-time, part-time, and temporary employees
- Agents, sales representatives, and consultants acting for SMP
- Subcontractors and suppliers, as their agreements require
Managers have an extra duty. They must model this Code, make sure their teams know it, and act on any concern raised to them.
3. Standards of Conduct
3.1 Honesty in everything we say and submit. Never make a false or misleading statement to a customer, the Government, or a coworker. This covers quotes, bids, certifications (including our small business and woman-owned status), invoices, test results, and shipping documents.
3.2 No bribes, kickbacks, or gratuities. Never offer, give, ask for, or accept anything of value to win or keep business or to influence a decision. Do not give gifts, meals, or entertainment to Government employees. Do not offer or accept kickbacks from suppliers or subcontractors.
3.3 Gifts from business contacts. You may accept modest items, such as a logo pen or a working lunch, worth $25 or less. Report anything larger to your manager or HR before you accept it.
3.4 Conflicts of interest. Avoid any situation where your personal interests could conflict with SMP's. Examples include owning part of a supplier or competitor, steering work to a friend or relative, or doing side work for a customer. Tell HR about any possible conflict in writing.
3.5 Accurate records, time, and billing. Record hours, materials, inspections, and costs accurately and on time. Never charge time or cost to the wrong contract or job. Never alter, backdate, or destroy records.
3.6 Quality and specifications. Make every item to the contract and TIOH specifications. Never skip a required inspection, ship nonconforming product as good, or swap in materials that are not approved. Raise quality problems right away; do not hide them.
3.7 Procurement integrity. Do not try to get competitors' bid or pricing information, or Government source-selection information, before an award. If you receive it by mistake, do not read or share it. Tell your manager right away.
3.8 Former Government employees. Talk to HR before discussing employment or consulting with any current or recent Government employee. Ethics rules may limit what they can do for SMP.
3.9 Confidential and controlled information. Protect customer drawings, specifications, pricing, and Government information. Share it only with people who need it for their work. Follow export-control rules for technical data and products.
3.10 Subcontractors and suppliers. Choose suppliers on price, quality, and delivery. Personal relationships and favors play no part. Pass on any required contract clauses, including this one when the contract requires it.
3.11 Fair and respectful workplace. Treat everyone with respect. Harassment, discrimination, threats, and retaliation are not tolerated. See the employee handbook for our full workplace policies.
3.12 Made in the USA. SMP is an American manufacturer. We meet every domestic-content requirement in our contracts, including the Berry Amendment on contracts. Never describe or certify a product as U.S.-made unless our records support it, and never substitute a foreign material without written Government approval. If you have any doubt about where a material came from, report it right away.
4. Speak Up: How to Report a Concern
If you see or suspect a violation of this Code or the law, you must report it. You can use any of these channels:
- Your supervisor or manager
- The Ethics Officer: Nicole Sweet, HR Department, 508-386-1913 ex 106, nicole@smpmilitary.com
- The Vice President: Jessica Sweet-Proulx, 508-386-1913 ext. 102, jessica@smpmilitary.com
- The Office Manager: Christopher Sweet, 508-386-1913 ext. 109, chris@smpmilitary.com
- Anonymous online form: https://sweetmassproduction.com/code-of-business-ethics-conduct/
It does not collect your name or email, so no one can tell who sent it. It works from any phone or computer.
You also have the right under federal law to report suspected fraud directly to the DoD Inspector General (800-424-9098 or dodig.mil/hotline), and SMP will not retaliate against you for doing so.
Give as much detail as you can: what happened, when, who was involved, and any documents. You do not need proof to report. You only need a good-faith concern.
No retaliation. SMP will not fire, demote, threaten, or treat anyone unfairly for raising a concern in good faith or for helping with an investigation. Federal law (10 U.S.C. 4701 and 41 U.S.C. 4712) also protects employees of Government contractors who report fraud, waste, or abuse. Anyone who retaliates will face discipline, up to and including termination.
What happens next. The Ethics Officer logs every report and looks into it promptly. Reports are kept as confidential as the investigation allows. Where possible, the person who reported will be told when the matter is closed.
5. Disclosure to the Government and Cooperation
SMP will make a timely written disclosure whenever it has credible evidence that a principal, employee, agent, or subcontractor broke the law in connection with a Government contract. This covers:
- Federal criminal law involving fraud, conflict of interest, bribery, or gratuities (Title 18 U.S. Code)
- The civil False Claims Act (31 U.S.C. 3729–3733)
The disclosure goes to the agency’s Office of Inspector General, with a copy to the Contracting Officer. For DLA contracts, that is the DoD Inspector General. The President and the Ethics Officer decide on and sign each disclosure, with advice from legal counsel. This duty lasts until 3 years after final payment on the contract.
If a principal knowingly fails to disclose, SMP can be suspended or debarred from Government contracting. Any significant overpayment SMP receives will also be reported and repaid.
SMP will cooperate fully with Government audits, investigations, and corrective actions. Employees must not destroy documents, mislead investigators, or discourage anyone from cooperating.
6. Training and Awareness
Every employee is trained on this Code when hired and once a year after that. HR runs the program and keeps the records.
| When | Who | What | Record kept |
| Within 30 days of hire | All new employees | Read the Code, 20-minute training, sign the acknowledgment | Signed acknowledgment in personnel file |
| Every year (third quarter, July–September) | All employees | 15-minute refresher with a short quiz | Training log: name, date, score |
| Every year | Managers and principals | Refresher plus how to handle reports and disclosures | Training log |
| At contract award (if FAR 52.203-13 applies) | Employees on that contract | Copy of the Code and a contract briefing | Distribution list in contract file |
HR also posts the Code and reporting channels in the break room, along with the DoD Hotline poster when a contract requires it. Reminders go out when the Code changes.
7. Discipline, Oversight, and Review
Discipline. Breaking this Code can lead to discipline, up to and including termination. The same applies to managers who knowingly allow a violation or fail to report one. Some violations may also be referred to law enforcement.
Responsibility. The Vice President, Jessica Sweet-Proulx, has overall responsibility for this program. The Ethics Officer (Nicole Sweet, HR Department) runs it day to day and reports on it to the Vice President at least once a year.
Annual review. Each year the Ethics Officer reviews:
- Reports received and how each was resolved
- Training completion: how many employees finished required training on time (for example, 18 of 20, or 90%), taken from the training log
- Any new contract clauses or rule changes that affect this Code, as reported to the Ethics Officer by Jessica Sweet-Proulx or the customer service and sales team, who review solicitations and contracts
- Risk areas, such as billing, inspection records, and gifts
The Code is updated as needed. A summary of the review is kept on file.
Questions. If this Code does not answer your question, ask the Ethics Officer before you act.
1. Nuestro compromiso
Sweet Mass Production, LLC ("SMP") hace negocios con honestidad e integridad, y esperamos lo mismo de cada persona que trabaja aquí. Nuestras medallas, insignias y emblemas honran a quienes sirven. La forma en que los fabricamos y vendemos también debe honrar ese servicio.
Este Código establece las normas de conducta para todo el trabajo de SMP, y especialmente para nuestro trabajo con el Gobierno de los Estados Unidos. Sigue la sección 3.10 del FAR y la cláusula 52.203-13 del FAR, Código de Ética y Conducta Empresarial del Contratista. Se entrega a cada empleado y se proporciona a cualquier Oficial de Contratación que lo solicite.
Ningún cliente, fecha límite o venta justifica violar la ley o este Código. Si no está seguro de si algo es correcto, deténgase y pregunte antes de actuar.
— Scott Sweet, Presidente, Sweet Mass Production, LLC
2. A quién se aplica este Código
Este Código se aplica a todas las personas que trabajan para SMP o la representan:
- Propietarios, directivos y cualquier persona que dirija o supervise a otros, como el Presidente, los Vicepresidentes, la Directora de Operaciones y los supervisores de departamento (el FAR los llama "principales")
- Empleados de tiempo completo, de medio tiempo y temporales
- Agentes, representantes de ventas y consultores que actúan en nombre de SMP
- Subcontratistas y proveedores, según lo exijan sus acuerdos
Los gerentes tienen un deber adicional. Deben ser un ejemplo de este Código, asegurarse de que sus equipos lo conozcan y actuar ante cualquier inquietud que se les comunique.
3. Normas de conducta
3.1 Honestidad en todo lo que decimos y presentamos. Nunca haga una declaración falsa o engañosa a un cliente, al Gobierno o a un compañero de trabajo. Esto incluye cotizaciones, ofertas, certificaciones (incluida nuestra condición de pequeña empresa y de empresa propiedad de mujeres), facturas, resultados de pruebas y documentos de envío.
3.2 Nada de sobornos, comisiones ilegales ni gratificaciones. Nunca ofrezca, dé, pida ni acepte nada de valor para ganar o conservar un negocio o para influir en una decisión. No dé regalos, comidas ni entretenimiento a empleados del Gobierno. No ofrezca ni acepte comisiones ilegales de proveedores o subcontratistas.
3.3 Regalos de contactos de negocios. Puede aceptar artículos modestos, como un bolígrafo con logotipo o un almuerzo de trabajo, con un valor de $25 o menos. Informe a su gerente o a Recursos Humanos de cualquier cosa de mayor valor antes de aceptarla.
3.4 Conflictos de interés. Evite cualquier situación en la que sus intereses personales puedan entrar en conflicto con los de SMP. Por ejemplo: ser dueño de parte de un proveedor o competidor, dirigir trabajo a un amigo o familiar, o hacer trabajos por su cuenta para un cliente. Informe por escrito a Recursos Humanos sobre cualquier posible conflicto.
3.5 Registros, horas y facturación exactos. Registre las horas, los materiales, las inspecciones y los costos con exactitud y a tiempo. Nunca cargue horas o costos al contrato o trabajo equivocado. Nunca altere, cambie la fecha ni destruya registros.
3.6 Calidad y especificaciones. Fabrique cada artículo según el contrato y las especificaciones de TIOH. Nunca omita una inspección requerida, envíe como bueno un producto que no cumple, ni sustituya materiales no aprobados. Informe de inmediato los problemas de calidad; no los oculte.
3.7 Integridad en las compras gubernamentales. No intente obtener información de ofertas o precios de la competencia, ni información de selección del Gobierno, antes de una adjudicación. Si la recibe por error, no la lea ni la comparta. Informe a su gerente de inmediato.
3.8 Exempleados del Gobierno. Hable con Recursos Humanos antes de conversar sobre empleo o consultoría con cualquier empleado actual o reciente del Gobierno. Las normas de ética pueden limitar lo que pueden hacer para SMP.
3.9 Información confidencial y controlada. Proteja los planos, especificaciones y precios de los clientes, y la información del Gobierno. Compártala solo con quienes la necesiten para su trabajo. Siga las normas de control de exportaciones para datos técnicos y productos.
3.10 Subcontratistas y proveedores. Elija a los proveedores por precio, calidad y entrega. Las relaciones personales y los favores no influyen. Transmita las cláusulas contractuales requeridas, incluida esta, cuando el contrato lo exija.
3.11 Un lugar de trabajo justo y respetuoso. Trate a todos con respeto. No se toleran el acoso, la discriminación, las amenazas ni las represalias. Consulte el manual del empleado para ver todas nuestras políticas laborales.
3.12 Hecho en EE. UU. SMP es un fabricante estadounidense. Cumplimos todos los requisitos de contenido nacional de nuestros contratos, incluida la Enmienda Berry en los contratos. Nunca describa ni certifique un producto como fabricado en EE. UU. a menos que nuestros registros lo respalden, y nunca sustituya un material extranjero sin la aprobación escrita del Gobierno. Si tiene alguna duda sobre el origen de un material, infórmelo de inmediato.
4. Hable: cómo reportar una inquietud
Si ve o sospecha una violación de este Código o de la ley, debe reportarla. Puede usar cualquiera de estos medios:
- Su supervisor o gerente
- La Oficial de Ética: Nicole Sweet, Departamento de Recursos Humanos, 508-386-1913 ext. 106, nicole@smpmilitary.com
- La Vicepresidenta: Jessica Sweet-Proulx, 508-386-1913 ext. 102, jessica@smpmilitary.com
- Gerente de Oficina: Christopher Sweet, 508-386-1913 ext.109, chris@smpmilitary.com
- Formulario anónimo en línea: https://sweetmassproduction.com/code-of-business-ethics-conduct/#report
El formulario no recopila su nombre ni su correo electrónico, así que nadie puede saber quién lo envió. Funciona desde cualquier teléfono o computadora.
Según la ley federal, usted también tiene derecho a reportar sospechas de fraude directamente al Inspector General del Departamento de Defensa (800-424-9098 o dodig.mil/hotline), y SMP no tomará represalias contra usted por hacerlo.
Dé todos los detalles que pueda: qué pasó, cuándo, quién estuvo involucrado y cualquier documento. No necesita pruebas para reportar. Solo necesita una inquietud de buena fe.
Sin represalias. SMP no despedirá, degradará, amenazará ni tratará injustamente a nadie por plantear una inquietud de buena fe o por ayudar en una investigación. La ley federal (10 U.S.C. 4701 y 41 U.S.C. 4712) también protege a los empleados de contratistas del Gobierno que reportan fraude, desperdicio o abuso. Cualquier persona que tome represalias será sancionada, incluso con el despido.
Qué pasa después. La Oficial de Ética registra cada reporte y lo investiga pronto. Los reportes se mantienen tan confidenciales como la investigación lo permita. Cuando sea posible, se le informará a la persona que reportó cuando el asunto se haya cerrado.
5. Divulgación al Gobierno y cooperación
SMP hará una divulgación oportuna y por escrito siempre que tenga pruebas creíbles de que un principal, empleado, agente o subcontratista violó la ley en relación con un contrato del Gobierno. Esto incluye:
- La ley penal federal sobre fraude, conflicto de interés, soborno o gratificaciones (Título 18 del Código de los EE. UU.)
- La Ley Civil de Reclamaciones Falsas (31 U.S.C. 3729–3733)
La divulgación se envía a la Oficina del Inspector General de la agencia, con copia al Oficial de Contratación. Para los contratos de DLA, es el Inspector General del Departamento de Defensa. El Presidente y la Oficial de Ética deciden y firman cada divulgación, con el asesoramiento de un abogado. Este deber dura hasta 3 años después del pago final del contrato.
Si un principal no divulga a sabiendas, SMP puede ser suspendida o excluida de la contratación con el Gobierno. Cualquier pago en exceso significativo que reciba SMP también será reportado y devuelto.
SMP cooperará plenamente con las auditorías, investigaciones y medidas correctivas del Gobierno. Los empleados no deben destruir documentos, engañar a los investigadores ni desanimar a nadie a cooperar.
6. Capacitación y concientización
Cada empleado recibe capacitación sobre este Código al ser contratado y una vez al año después. Recursos Humanos dirige el programa y lleva los registros.
| Cuándo | Quién | Qué | Registro que se guarda |
| Dentro de los 30 días de la contratación | Todos los empleados nuevos | Leer el Código, capacitación de 20 minutos, firmar el acuse de recibo | Acuse de recibo firmado en el expediente personal |
| Cada año (tercer trimestre, julio–septiembre) | Todos los empleados | Repaso de 15 minutos con un breve cuestionario | Registro de capacitación: nombre, fecha, puntuación |
| Cada año | Gerentes y principales | Repaso más cómo manejar reportes y divulgaciones | Registro de capacitación |
| Al adjudicarse un contrato (si aplica la cláusula FAR 52.203-13) | Empleados que trabajan en ese contrato | Copia del Código y una explicación del contrato | Lista de distribución en el expediente del contrato |
Recursos Humanos también publica el Código y los medios para reportar en la sala de descanso, junto con el cartel de la Línea Directa del Departamento de Defensa cuando un contrato lo exige. Se envían recordatorios cuando el Código cambia.
7. Disciplina, supervisión y revisión
Disciplina. Violar este Código puede dar lugar a sanciones disciplinarias, incluso al despido. Lo mismo se aplica a los gerentes que, a sabiendas, permiten una violación o no la reportan. Algunas violaciones también pueden ser remitidas a las autoridades.
Responsabilidad. La Vicepresidenta, Jessica Sweet-Proulx, tiene la responsabilidad general de este programa. La Oficial de Ética (Nicole Sweet, Departamento de Recursos Humanos) lo dirige día a día y le informa a la Vicepresidenta al menos una vez al año.
Revisión anual. Cada año, la Oficial de Ética revisa:
- Los reportes recibidos y cómo se resolvió cada uno
- La capacitación completada: cuántos empleados terminaron la capacitación requerida a tiempo (por ejemplo, 18 de 20, o 90%), según el registro de capacitación
- Cualquier cláusula contractual nueva o cambio en las normas que afecte este Código, según lo informen a la Oficial de Ética Jessica Sweet-Proulx o el equipo de servicio al cliente y ventas, quienes revisan las solicitudes y los contratos
- Áreas de riesgo, como facturación, registros de inspección y regalos
El Código se actualiza según sea necesario. Se guarda en archivo un resumen de la revisión.
¿Preguntas? Si este Código no responde su pregunta, consulte a la Oficial de Ética antes de actuar.
Sign the Acknowledgment Firme el Acuse de Recibo
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